<img src="//pixel.quantserve.com/pixel/p-8G4SD9AAN1rQx.gif?labels=_fp.event.Default" style="display: none;" border="0" height="1" width="1" alt="Quantcast">
av Helene Stokke den 15. feb 2018

5 trender for arrangement i 2018

Eventbransjen som næring er ennå forholdsvis ung i Norge, men i internasjonal målestokk er fenomenet i rivende utvikling her til lands. Fysiske møteplasser blir stadig viktigere i en tid da vi kommuniserer mer og mer over tastaturet.

Arrangementstrender som har vært “hotte” i bransjen internasjonalt i mange år allerede, ser vi nå komme for fullt også her hjemme.

I år som i fjor tar vi for oss trendene vi mener vil prege arrangementer utover året.

 

1. Mer «personlig» vinkling, med nettverking og mer aktive deltakere

Utfordringen enhver arrangør står overfor, er: hvordan engasjere deltakerne best mulig?

Arrangement dreier seg i aller høyeste grad om kunnskapsoverføring og nettverksbygging. Lykkes man som arrangør med å involvere deltakerne og motvirke “konferansetretthet”, da legger man forholdene til rette for deltakere som er motivert for å ta imot kunnskap og knytte kontakter med de andre som er til stede.

Bruk av eventapp som digital ramme rundt et arrangement er blitt et must i USA og resten av Europa, og nå er konseptet mer og mer i vinden også i Norden. “Alle” har smarttelefon med seg på konferanse, og en eventapp skreddersydd for mobile enheter gir deltakere mulighet til å engasjere seg på helt nye måter – før, underveis og etter arrangementet. Eventappen er som skapt for nettverking, siden den gir gode muligheter for å presentere seg selv for alle som er til stede. Deltakerne kan blant annet kan sende meldinger til hverandre og kommunisere fortløpende med arrangør.

 

2. Mat og drikke – enda mer lokal, kortreist og grønn profil

De globale klima- og miljøutfordringene krever omstilling til et samfunn med produkter og tjenester som gir betydelig mindre negative konsekvenser for klima og miljø enn i dag. Denne omstillingen kaller vi gjerne “det grønne skiftet” – og det gjør seg gjeldende også på arrangementsfronten.

Hva er vel mer trendy enn et miljøvennlig arrangement?

Det blir mer og mer fokus på «lokale» fasiliteter/nærmiljø, lokale konferansedeltakere/underholdningsinnslag og produkter til den «minste detalj» – for eksempel lokale gaver til deltakerne/foredragsholderne.

Ved å velge et lokale som ligger sentralt, gjør du det lettere for deltakerne å sette igjen bilen hjemme for heller å benytte seg av kollektivtransport på vei til og fra arrangementet.

En annen klar trend som ikke vil avta med det første, er at det serveres lokal, økologisk mat /mat i sesong på arrangementer. Folk flest har bred kunnskap om miljøvennlige tiltak, og det er en kjent sak at kjøttindustrien er miljøskadelig. Følgelig blir det servert færre kjøttretter på arrangement, mens vegetariske alternativer blir mer og mer populært.

 

3. Mer bruk av teknologi ved registrering og kommunikasjon med deltakerne før, under og etter arrangementet

Stadig flere bedrifter velger å ta i bruk digitale verktøy for registrering av deltakere og kommunikasjon med dem.

Det vil alltid være viktig å samle så mye informasjon som mulig om deltakerne idet de melder seg på. Samtidig skal registreringen oppleves så enkel og effektiv som mulig. De som melder seg på, skal enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet. Dermed møter de forberedt og får en bedre totalopplevelse.

Teknologi gjør det dessuten enkelt å kommunisere med deltakere før, under og etter arrangementet. Blir det for eksempel endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, er det viktig å varsle deltakere i god tid. Med digitale systemer for deltakerhåndtering kan du kjapt og enkelt kommunisere med deltakere både per e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Deltakerne er bare et tastetrykk unna også når du er på farten.

 

4. Feedback fra deltakerne og ROI blir viktigere

Den tradisjonelle måten å få tilbakemeldinger fra deltakerne på, er å sende dem et spørreskjema idet arrangementet er over. Så krysser man fingrene for at de tar seg tid til å gi nyttig feedback mens de fortsatt har arrangementet friskt i minne.

Men hva om du kunne få svar fra deltakerne mens arrangementet pågår? Ny eventteknologi gjør dette mulig.

Med en eventapp på deltakernes mobiler kan tilhørerne stille spørsmål til foredragsholderen underveis i presentasjonen, eller de kan stille generelle spørsmål til arrangør. Dessuten kan man opprette egne meningsmålinger/polls som kan knyttes til for eksempel bestemte sesjoner – og resultatene kan vises live på storskjerm. Slik interaktivitet mellom sal og scene tar deltakerengasjementet til nye høyder.

Eventuelt kan det arrangeres gruppearbeid, hvor deltakerne får ulike problemstillinger som skal diskuteres og løses, og hvor svarene er med på å danne felles konklusjon for konferansen.

ROI på arrangementer måles ikke bare ut ifra hvor mange deltakere det var, hvor stor omsetningen ble, eller hvor mange leads man fikk. Vel så viktig er det å slå fast om man lyktes med å gi deltakerne en god opplevelse og faktisk overføre kunnskap. Å innhente tilbakemeldinger fra deltakerne både underveis og i etterkant er gull verdt for å måle den reelle nytteeffekten av arrangementet.

 

5. Tyngre faglig innhold

Konkurransen om å trekke deltakere til arrangementer og konferanser hardner til. Stadig flere og mer effektive markedsføringskanaler – sosiale medier, livestreaming, podcaster, e-post, blogger, YouTube – gjør det ikke akkurat lettere å skille seg ut i mengden.

Som en følge av dette må arrangører flest jobbe hardere for å holde på deltakerlojaliteten og oppmerksomheten. Man må være mer kreativ både på markedsføring og det faglige innholdet.

En klar trend er at det blir tyngre faglig innhold på arrangementer. Flere parallellsesjoner, internasjonalt kjente foredragsholdere på plakaten, og flere og mer gjennomtenkte aktiviteter som støtter opp under kunnskapsoverføringen.

I en tid hvor folk flest har all verdens kunnskap og informasjon noen få tastetrykk unna, holder det ikke å ha presentasjoner og program som er helt på det jevne. Skal man trekke folk og bli en snakkis blant målgruppen, og ikke minst gi deltakerne et kompetanseløft som gjør at de higer etter å komme tilbake neste år, må man levere et arrangement som er helt i innovasjonsfronten innenfor det aktuelle fagfeltet.

 

Digitale løsninger er fellesnevneren

En rød tråd i trendene for arrangement i 2018 er mer aktive og involverte deltakere. Deltakere som engasjerer seg og deltar aktivt – ikke bare underveis, men både før og etter – er nøkkelen til vellykkede arrangementer.

Man snakker gjerne om “helårsarrangementet”, hvor man engasjerer og kommuniserer med deltakerne året rundt. Digitale verktøy som påmeldingssystemer og eventapper gjør dette mulig, og ikke minst enkelt. Teknologiske nyvinninger som gir optimal opplevelse og maksimalt utbytte for arrangør, deltakere og utstillere, vil stå i sentrum av arrangement i årene fremover.

Men husk: Teknologien er ikke et mål i seg selv – den må støtte opp under den helhetlige målsetningen for arrangementet. Digitale løsninger må integreres i arrangementet på en måte som bidrar til at både arrangør og deltakere når målene de har satt seg.

Lykke til med dine arrangementer i 2018!

 

e-bok: et vellykket bedriftsarrangement

Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.