<img src="//pixel.quantserve.com/pixel/p-8G4SD9AAN1rQx.gif?labels=_fp.event.Default" style="display: none;" border="0" height="1" width="1" alt="Quantcast">
av Helene Stokke den 11. okt 2018

Arrangørens 10 bud

Alle som jobber med å lage arrangement, vet hvor mye innsats som ligger bak for å lykkes med det hele, fra første påmelding til siste evaluering.

Vanligvis gir vi gode råd og vink her på fagbloggen, men denne gang har vi slått til og laget 10 bud for arrangøren.

Følger du våre gode kjøreregler når du planlegger og gjennomfører ditt neste arrangement, er du godt på vei til å lage enda bedre og mer minneverdige deltakeropplevelser.

 

1. Vær ute i god tid

Ting tar alltid mer tid enn man tror – især når det gjelder planlegging av arrangement. Sett derfor i gang med planleggingen så tidlig som overhodet mulig, gjerne et år i forveien.

For eksempel lønner det seg alltid å være tidlig ute med å bestille arrangementssted. Da har du større valgfrihet, og leverandørene har større mulighet til å være fleksible. 

Jo raskere du kommer i gang og gjør et godt og detaljert forarbeid, desto enklere er det å få logistikk-kabalen til å gå opp – og desto større er sjansen for at det blir en god og verdifull opplevelse for både deg og deltakerne.

 

2. Definer hensikten og målet med arrangementet

Når du har fått ansvaret for å avholde et arrangement, bør du så fort som mulig få avklart følgende:

  • Hvorfor holder vi dette arrangementet?
  • Hva ønsker vi at deltakerne skal få ut av det?
  • Hva skal bedriften vår få ut av det?

Med et klart definert mål blir det enklere å forberede godt faglig innhold og legge opp et program som har en tydelig rød tråd. Dessuten blir det enklere å evaluere arrangementet i etterkant, slik at dere kan gjøre ting enda bedre neste gang.

3. Bestem deg for hva det etterlatte inntrykket skal være

Bruk god tid i forkant sammen med dine medarbeidere og samarbeidspartnere for å dyrke frem en felles oppfatning og forståelse av hvilket budskap dere har med arrangementet. Hvilket inntrykk ønsker dere at deltakerne skal sitte igjen med i etterkant? Og hva må dere gjøre for å oppnå dette?

Når alt kommer til alt, er deltakeropplevelsen viktigst av alt, både før, underveis og i etterkant. La derfor opplevelsen deltakerne helst skal sitte igjen med, være ditt hovedfokus inn mot arrangementet.

 

4. Ha alltid en plan B

Planlegg arrangementet ditt så godt du kan, men ha alltid en plan B for alt som potensielt kan gå galt.

Én ting vet vi i arrangementsbransjen – det er sjelden at alt går etter plan A. Derfor må du ha en backup-plan. Ikke bare vil det gjøre planleggingen og gjennomføringen tryggere, du vil også slippe å bekymre deg for alt som kan gå galt. Dermed kan også du ha glede av arrangementet.

5. Aktiviser og involver deltakerne

Ikke la deltakerne være passive tilhørere, men sørg for å finne nye og kreative måter å aktivisere og involvere dem på, gjerne ved bruk av teknologi. Opplevelsesbaserte arrangementer gir mye større faglig og sosialt utbytte enn passive arrangementer. 

Lykkes du som arrangør med å legge til rette for morsomme og engasjerende aktiviteter og sanseopplevelser som overrasker og inspirerer, da bygges enda sterkere bånd mellom deltakerne, læringsutbyttet blir bedre og arrangementet huskes. Deltakerne sitter igjen med inntrykket at arrangementet var profesjonelt gjennomført fra A til Å.

 

Les også: 3 nøkkelingredienser til et vellykket arrangement

 

6. Ha heller for mange hjelpende hender enn for få

Til tross for at man som arrangør legger ned månedsvis og noen gang årevis med arbeid for å lage det perfekte arrangementet, hender det at noe av det viktigste med et arrangement glemmes av.

Det er ingen deltakere som ønsker å stå i en endeløs innsjekkingskø. Ingen som ønsker å stå som et spørsmålstegn med en eventapp de ikke blir klok på. Ingen som ønsker å føle seg bortkommen, eller ha ting de lurer på – uten å klare å finne noen i arrangørstaben som kan hjelpe dem. Deltakeropplevelsen på selve arrangementet veier tyngst, og derfor er det essensielt at dere har nok – og riktig – bemanning.

Skulle noe skjære seg (som regel gjør det det, i større eller mindre grad), er dere med nok folk på bedre rustet til å takle det.

 

7. Legg vekt på mer enn bare det faglige innholdet

Hvorfor skal mennesker møtes på et arrangement? En av de viktigste grunnene er nettverksbygging – det å knytte kontakter og utvide sitt profesjonelle nettverk. I en verden der vi kommuniserer mer og mer via skjermberøringer og tastatur, står muligheten til å møtes fysisk høyt på ønskelisten hos deltakere, utstillere, leverandører og sponsorer.

Derfor er det viktig å sette av tid til mingling og nettverking. Det sosiale programmet i arrangementet er minst like viktig som det faglige innholdet. Når deltakere omgås i mer uformelle settinger, får de gjerne nye og friske perspektiver på eget fagfelt. Ikke minst skaper det engasjement og en atmosfære som gjør det mer sannsynlig at folk melder seg på også neste gang.

 

8. Gi nok informasjon og ha en god kjøreplan

God informasjon og logistikk i gjennomføringen av arrangementet er alfa og omega i proff deltakerhåndtering. Sørg for at alle involverte – fra deltakere og utstillere til sponsorer og stab – holdes fullt oppdatert inn mot arrangementsdagen. Fortsett den gode kommunikasjonsinnsatsen mens arrangementet pågår og i etterkant.

Ha en detaljert kjøreplan for dagen – med tidspunkter for hva som skal skje, når det skal skje, og hvem som har ansvar for hva. Kjøreplanen må kommuniseres tydelig til alle på arrangørsiden.

Jo bedre du har planlagt, og jo mer sømløst dere distribuerer informasjon gjennom dagen, desto mer kan du senke skuldrene og faktisk kose deg på arrangementet.

 

9. Bruk et godt støtteverktøy

Planlegging og forberedelse av arrangement er gjerne en smått kaotisk tid, med mange “bevegelige deler”. Iblant føler du deg kanskje mer som en sjonglør enn som en arrangør. En hel haug med oppgaver må håndteres og settes i system.

Et godt digitalt støtteverktøy, som for eksempel en pålitelig leverandør av et påmeldingssystem, gjør det så mye enklere å planlegge, organisere og gjennomføre arrangementet, slik at det blir en god opplevelse for både deg og deltakerne.

10. Hent alltid inn tilbakemeldinger

Selv om alt tyder på at arrangementet ble vellykket, kan du aldri være helt sikker på hva deltakerne egentlig syntes, før du faktisk spør dem.

Med evalueringer/spørreskjemaer i etterkant av arrangementet får du ærlige tilbakemeldinger og nyttige innspill. Hva gikk bra, og hva gikk ikke fullt så bra? Hva likte deltakerne, og hva likte de ikke? Hva ønsker de at du gjør annerledes til neste gang?

Svarene du får fra de fremmøtte, gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som ble satt.

Sånn, dette er våre 10 bud for et vellykket arrangement. Nå gjenstår det bare for deg å sette dem ut i livet og gi dine deltakere fantastiske og uforglemmelige arrangementer.

 

e-bok: et vellykket bedriftsarrangement

 

Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.