<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1734562070190813&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
av Helene Stokke den 02. jan 2018

Bruk digitale verktøy til å gi deltakeropplevelsen et realt løft

Hvis det er én ting alle møter og arrangementer har til felles, så er det at de i bunn og grunn handler om å yte topp kundeservice over hele linjen. Deltakere forventer en positiv og lærerik opplevelse gjennom hele arrangementets livsløp, fra de melder seg på til de sjekker inn og besvarer evalueringer i etterkant.

For oss i Proviso handler kundeservice om å legge til rette for at våre kunder via vårt nettbaserte påmeldingssystem kan gi sine deltakere en best mulig opplevelse av arrangementet – i forkant, underveis og i etterkant.

Med et system for deltakerhåndtering som Proviso får du som planlegger/arrangerer, ikke bare et solid supportteam i ryggen, du får en digital plattform som hjelper deg med å overgå deltakernes forventninger til arrangementet du skal avholde.

 

Registrering av deltakere og innsamling av informasjon

Deltakerne dine har ulike behov både før, under og etter et arrangement, som de tar for gitt at du som arrangør tar deg av.

Provisos nettbaserte påmeldingssystem inneholder en rekke funksjoner for å administere deltakernes ulike behov på et detaljert nivå. Med tilpasset registreringsside får du som arrangør samlet inn all den informasjonen du trenger for å håndtere deltakerne på best mulig måte og gjøre opplevelsen deres enda bedre – samtidig som deltakeren sitter igjen med alt han eller hun trenger å vite om arrangementet.

Har du ulike deltakerkategorier, kan du tilpasse registreringssiden, slik at de ulike kategoriene kun ser det som er relevant for dem (medlemmer, ikke medlemmer, foredragsholdere, etc.) I tillegg kan du håndtere sesjoner og aktiviteter og evt. bestilling av mat og tilhørende allergier. Du kan også ta imot bestilling av produkter med størrelser og antall. Og dessuten er det mulighet til å bestille rom – til og med mulighet til å bestille deling av rom med andre deltakere, og også å dele fakturaen.

 

Innsjekk

Bruk av QR-innsjekk gjør kontakten mellom arrangør og deltakere på selve arrangementet både hyggeligere og smidigere. Når innsjekkingen går effektivt og knirkefritt for seg, men likevel har “the human touch”, da blir atmosfæren langt mer avslappet, og man kommer tettere på deltakerne.

Med en QR-innsjekkingsmodul slipper du for eksempel å stå der og lete gjennom printede lister med navnene til deltakerne. Slå heller av en liten prat med dem og svar på ting de kanskje lurer på. Dermed føler deltakerne seg i større grad sett og ønsket velkommen på dette første kontaktpunktet, istedenfor at de hastekjøres gjennom køen.

Ikke bare fremstår arrangementet proft og bedre organisert, men du kan ta imot deltakerne med senkede skuldre og et smil. En avslappet atmosfære i innsjekkingen gir fornøyde deltakere med hvilepuls – eller enda bedre: forventningspuls.

Som vår kunde Gjensidigestiftelsen sier det:

"Vi bruker Proviso på Gjensidigestiftelsens årskonferanse for tredje året på rad. Vi tok i år også i bruk ny QR-kode løsning og fikk skryt for effektiv registrering og forenklet innsjekk."

 

Webside for arrangementet

Deltakere har alltid spørsmål og ting de lurer på, og det bør være enkelt for dem å finne svar. Derfor er det et must å ha kundetilpassede websider for å samle all informasjon på ett sted.

Her kan du legge inn program, informasjon om foredragsholdere og sesjoner, videosnutter, kontaktopplysninger og annen praktisk info – i tillegg til PDF-er eller slides som deltakerne kan få tilgang til i etterkant.

Når deltakerne enkelt finner frem til denne typen grunnleggende informasjon digitalt, yter du ikke bare god service, du får frigjort tid til andre oppgaver.

 

Evalueringer og tilbakemeldinger

Deltakerne føler seg hørt og verdsatt når de får muligheten til å si sin mening om arrangementet. Med evalueringsmodulen i systemet kan du få tilbakemeldinger hele veien: før, under og etter.

En robust evalueringsmodul gjør at du som arrangør kan analysere tilbakemeldinger og gjøre justeringer og tiltak, slik at du får enda bedre arrangementer i fremtiden.

Nettbaserte systemer for deltakerhåndtering og påmelding gjør jobben enklere og skaper ryddigere prosesser for eventplanleggere og arrangører, men vel så viktig er det at systemet og all den nyttige funksjonaliteten kommer deltakerne til gode – i form av at dere yter knakende god kundeservice og skaper bedre deltakeropplevelser.

Husk at selv om teknologien til stadighet endrer seg, så gjør ikke deltakernes forventninger det: Vi ønsker alle å bli sett og behandlet med respekt. Teknologien du bruker, må alltid legge til rette for det.

prøv proviso event

Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.