av Mai-Lin Berg Petersen den 15. mar 2018

Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?

Når du skal lage arrangement – uansett om det er stort eller lite – må du ta deg av logistikk og deltakerhåndtering. Du skal til enhver tid holde kontroll på sist oppdaterte informasjon. Mange små men viktige detaljer skal på plass:

  • Hvor mange kommer, og hvor mange skal delta på de ulike aktivitetene?
  • Hvis jeg tilbyr hotellrom, har jeg nok rom? Kan deltakere enkelt dele rom?
  • Hva med betaling for arrangementet? Kan de betale / få faktura når de melder seg på, eller må jeg lage disse i etterkant?
  • Hva om noe skjer og jeg må informere alle deltakerne underveis i arrangementet?
  • Hvordan fange opp eventuelle matallergier eller spesielle behov fra enkelte deltakere?

For ikke å snakke om en strøm av spørsmål fra deltakerne som må besvares, tidkrevende oppfølginger, trege betalere og kanskje den største tidstyven av dem alle: endringer på deltakerinformasjon.

Alle som har hatt mange arrangementer, vet at det er alle endringene rett før arrangementsstart som ofte tar mest tid. Det kan være ombooking av rom, endring i navn, penger tilbake, at deltaker likevel ikke ønsker å delta, etc. På et arrangement med mange deltakere er dette svært tidkrevende.

Og hvem skal gjøre hva ...?

Det er ikke til å komme utenom: Manuell påmelding og håndtering av deltakere tar et stort jafs av arbeidstiden. Isteden kunne du og dine medarbeidere internt som jobber med arrangement, ha brukt tiden mer effektivt på å forberede det faglige enda bedre.

 

En mye enklere måte å håndtere deltakerne på

Under tidspress kan det føles risikofylt å prøve ut nye måter å gjøre ting på. Å fortsette med de “gode gamle” Excel-arkene føles trygt. Som Genesis synger: “I know what I like and I like what I know.”

Men hva om det finnes nye arbeidsmåter som kan spare deg for masse arbeid? Et system som effektiviserer og strømlinjeformer hele prosessen, samler alt på ett sted, og som er enkelt å sette seg inn i?

Et slikt system finnes: et digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere.

Vi har laget en liten oversikt over de aller beste grunnene til at du og din bedrift bør velge å ta i bruk et påmeldingssystem neste gang dere planlegger et arrangement.

 

1. Du sparer mye arbeid og tid

Bruker du et påmeldingssystem, vil du fort oppdage at arbeidet med å håndtere deltakerne går mye enklere og raskere. Alt blir mer oversiktlig for alle som er involvert i prosessen, både internt og eksternt. All informasjon dere trenger, finner dere til enhver tid oppdatert og tilgjengelig i systemet. Samarbeidspartnere og andre kan enkelt selv holde seg oppdatert på antall, bestillinger, hotellrom, etc. Dette gjør også at det blir færre interne administrative oppgaver å rekke over i en travel tid inn mot datoen for arrangementet.

 

2. Registreringsprosessen blir mer effektiv

Et nettbasert påmeldingssystem gjør registreringsprosessen enkel og effektiv. Dermed blir deltakeropplevelsen bedre. Du kan tilpasse registreringssiden slik at du får samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg.

 

3. Det blir enkelt å kommunisere med deltakere før arrangementet

Alt av informasjon om arrangementet legges inn i systemet, slik at det er enkelt å videreformidle denne til deltakere. Dette gjør at de som melder seg på, får en bedre opplevelse og kan møte forberedt.

Du kan kommunisere med deltakere både per e-post og SMS, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Blir det endringer i tidspunkt eller sted for arrangementet, er det viktig å få varslet deltakere i god tid. Med et nettbasert påmeldingssystem får du gjort dette kjapt og lettvint. Ofte kan deltaker gjøre mange av endringene selv.

 

4. Det blir enkelt å håndtere deltakeravgiften

Å sikre at inntektene blir fulgt opp, er grunnlaget for veldig mange arrangementer. Det å vite at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, skaper trygghet for både arrangør og deltakere.

Det kan være lurt å samle inn penger ved påmelding (enten med kredittkort eller ved å sende en faktura på e-post) og sørge for at alle har betalt før arrangementet starter. Det er flere arrangementer uten betaling enn med, men de med betaling skaper en ekstra dimensjon av arbeid hvis det ikke gjøres på enkel måte.

Med betalingsløsningen i et nettbasert påmeldingssystem sikrer du at alle deltakerne har betalt – før arrangementet starter.

 

5. Spar tid ved å bruke tidligere arrangementer på nytt

I et påmeldingssystem får du mulighet til å lage innholds- og designmaler raskt og enkelt. Disse kan så justeres ut ifra ulike behov.

Har dere mange like arrangementer og møter? Da kan dere enkelt hente frem malene og redigere dem med ny dato og agenda. Med et par tastetrykk kan dere kopiere, justere og bruke tidligere arrangementer på nytt.

 

Nettbasert påmeldingssystem => bedre deltakeropplevelse

Endringer, invitasjoner, kommunikasjon, registrering og evaluering. Med et profesjonelt påmeldingssystem blir alle disse tidkrevende manuelle oppgavene automatisert og effektivt håndtert. Siden systemet er nettbasert, får dine medarbeidere tilgang til all informasjon – hvor som helst, når som helst, på alle enheter.

Sist men ikke minst: Velger dere å bruke et påmeldingssystem, blir arrangementet en mye bedre opplevelse for hver enkelt deltaker.

 

New Call-to-action

Skrevet av Mai-Lin Berg Petersen

Mai-Lin er seniorrådgiver i Proviso AS og en av veteranene på CST. Hun har vært med på å utvikle store deler av Proviso-systemet og er med 10 års fartstid i selskapet ekspert på systemet, support, service, opplæring og produksjoner. Hun har utdanning fra hotellfagskole i Sveits og bachelorgrad fra USA. Mai-Lin har mer enn 20 års erfaring innen hotell, restaurant og kurs og konferanse fra både inn- og utland. Når hun ikke jobber, er hun ofte på tur i skog og mark eller sitter i sofakroken med strikketøyet.