<img src="//pixel.quantserve.com/pixel/p-8G4SD9AAN1rQx.gif?labels=_fp.event.Default" style="display: none;" border="0" height="1" width="1" alt="Quantcast">
av Helene Stokke den 08. jan 2018

Elektronisk innsjekk på arrangement: Bedre opplevelse for deltakere og arrangør

Innsjekking av deltakerne er ofte den store testen på om arrangementet vil gå knirkefritt for seg. Går innregistreringen av deltakerne lekende lett, vil deltakerne gå kjapt videre til selve arrangementet – og det blir en god start for både deltakere og arrangør.

Blir derimot køen lengre og lengre, mens arrangør fortsatt står og blar i printede lister – uten å finne navnet på deltakerne – da stiger frustrasjonen et hakk for hvert sekund som går. Og totalopplevelsen av arrangementet går på en smell allerede i startgropa.

I 2018 er det ingen grunn til å sjekke inn deltakerne med gammeldagse metoder. På flere og flere arenaer er folk flest blitt vant til elektronisk innsjekk og registrering: boarding på fly, kino, konserter, treningssenter, osv. Dermed er det naturlig at deltakere på arrangement i dag forventer at innsjekkingen skal gå like kjapt som å scanne seg inn ved ombordstigning på flyet.

 

Kjapt og superenkelt med elektronisk innsjekk

Deltakere som får en ugunstig førstekontakt med ditt arrangement, tar med seg denne opplevelsen videre inn i dagen. Helt unødvendig, når det finnes en langt mer effektiv løsning! Elektronisk innsjekk gjør innregistreringen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt, hvor du som arrangør kan møte dem med et smil om munnen istedenfor svetteperler på pannen.

Hvis du velger elektronisk innsjekk, vil du oppleve at registreringen går som en drøm. Glade og fornøyde deltakere bidrar til at du oppnår målsetningen med arrangementet: kunnskapsspredning, nettverking og kulturbygging.

Provisos modul for elektronisk innsjekk av deltakerne gir mange fordeler:

Effektivt: Dagen før arrangementet får dine bekreftede deltakere en e-post og/eller SMS med QR-koden. Koden skannes ved innsjekk, og i løpet av et øyeblikk er deltakeren registrert. Du kan scanne inn et stort antall deltakere veldig raskt. Ved behov for navneskilt printes disse ut samtidig.

Gir oversikt: QR-løsningen er integrert med Proviso, og dermed legger informasjonen seg inn i systemet direkte. Deltakerstatus (møtt / ikke møtt) blir registrert umiddelbart. Slik får du full oversikt over deltakerne, og du kan eventuelt formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere.

En annen stor fordel med elektronisk innsjekk er at du til enhver tid har oversikt over hvor mange som ennå ikke er kommet. Det er alltids noen som kommer i siste liten eller litt for sent, og da er det greit å vite om du skal vente litt med å starte opp eller ikke.

Hvis det bare er noen få deltakere som ikke har dukket opp ennå, er det mulig å printe ut navneskiltene til disse og legge dem klare, slik at du kan avslutte elektronisk innsjekk og sette i gang selve arrangementet.

Bedre kontroll og mer treffsikker kommunikasjon: Når du vet nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, da treffer du bedre når du sender ut evaluering etter arrangementet. Ingen liker å få e-poster om noe de ikke deltok på.

Fungerer offline: Du trenger ikke å bekymre deg for dårlig internettilgang – systemet virker uansett.

Fungerer også selvstendig: Du kan bruke modulen selv om du ikke har brukt Proviso for å registrere deltakere. Vi laster bare inn deltakerne dine fra Excel, sender dem en SMS eller e-post med QR-koden, og de er klare til innsjekk!

 

Ingen liker å bli møtt av en lang innsjekkingskø når de kommer på et arrangement. Elektronisk innsjekk sparer både arrangør og deltakere for mye tid. Det blir bedre flyt og logistikk, og arrangementet fremstår profesjonelt og velorganisert.

Fornøyde og mindre stressede deltakere gir bedre læringsutbytte og nettverksbygging – og flere påmeldte neste gang!

Ta gjerne kontakt med oss i Proviso dersom du ønsker å prøve elektronisk innsjekk på ditt neste arrangement.

trenger du et påmeldingssystem

Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.