av Inger Åse Stubben den 31. mai 2018

Hvor mange ganger taster du inn samme informasjonen om én og samme deltaker?

Hva er egentlig hovedpoenget med digitale arbeidsverktøy?

Jo, de skal gjøre oss mer effektive i jobbhverdagen – ved at vi slipper å gjøre ting flere ganger og dermed kaste bort tid som vi helst skulle brukt på å få unna alle de viktige oppgavene som ligger i kø.

Dermed må man slippe å måtte taste inn data manuelt, attpåtil flere ganger. I CRM-systemer, i påmeldingssystemer, deltakerlister, innsjekkssystemer, på hoteller, etc.

Med gode systemer som snakker sammen, er slikt dobbeltarbeid og trippelarbeid faktisk helt unødvendig.

 

Oppdaterte systemer = spart tid og arbeid

Når man planlegger arrangement, er det avgjørende at man får samlet inn all nødvendig deltakerinformasjon. Like viktig er at den informasjonen dere har om deltakere, faktisk er oppdatert. Slik er det ikke alltid – fordi systemene ikke snakker med hverandre.

Invitasjonen du sender ut, er det viktige førsteinntrykket potensielle deltakere får av ditt arrangement. Derfor er det viktig at informasjonen om deltakeren er oppdatert og korrekt.

Ofte hentes det ut lister fra CRM-systemer som ikke er oppdatert, og invitasjoner/e-poster med upresise opplysninger blir sendt ut til deltakere.

Når disse registrerer seg, blir informasjonen liggende i påmeldingssystemet. Ideelt sett bør neste utsendelse også gå herfra. Men CRM-systemet er fortsatt ikke oppdatert.

 

La deltaker gjøre jobben med registreringen

La oss se på et scenario der bedriften eller organisasjonen din skal invitere og melde på deltakere til et arrangement, uten å bruke et påmeldingssystem.

Før dere sender ut invitasjoner på e-post, må dere hente ut navnene fra et eller annet CRM-system eller eventuelt sende e-posten fra dette systemet (f. eks. SuperOffice).

Gjør dere dette manuelt, sitter dere kanskje og legger til informasjonen i et Excel-ark, som etter hvert sendes til hotell … som igjen taster inn disse navnene i sitt system.

Antagelig gjør dere i stor grad endringer i regnearket, som da er oppdatert. Men CRM-systemet er ikke oppdatert, og dermed må endringene gjøres også der, med mindre dere har mulighet til å importere regnearket inn i CRM.

Så begynner deltakere å melde seg på. Noen ringer, noen svarer på e-posten dere sendte ut.

Hvis dere inviterer til arrangement på e-post, ber dere de inviterte om å svare på e-posten for å melde seg på? Det betyr at informasjonen ikke går inn i noen database, men at en person må sørge for at e-posten blir lest og registrert videre i et annet system. Skal dere da ha digital innsjekk eller app for arrangementet, må dere i så fall sørge for å ha riktig versjon av regnearket pluss tilgang til den personen som har laget det, for å være sikker på at informasjonen blir riktig når alt skal lastes opp i enda et system.

Puh ...!

Manuelle prosesser er en tidstyv av de sjeldne. Og tid er som regel mangelvare når man skal planlegge og gjennomføre arrangement.

Så hvorfor ikke la deltaker selv skrive inn sine data når han eller hun melder seg på? På den måten blir informasjonen riktig, og du sparer masse tid.

Et godt påmeldingssystem har tilpasset registreringsside, slik at deltakeren enkelt kan taste inn friske og oppdaterte data.

Dataene kan enkelt sendes inn i CRM-systemet, slik at både kontaktinformasjon og hvem som har deltatt på hva, ligger på ett sted. Dessuten kan informasjonen overføres til hotellsystemene via tilpasset import, slik at også de slipper å taste inn alt på nytt enda en gang. Med andre ord sparer du ikke bare deg selv for tid og krefter, men også dine samarbeidspartnere!

 

GDPR og lagring av masterdata

I henhold til EUs personvernforordning, GDPR, har personer som har fått sine personopplysninger registrert, også rett til å få disse slettet når forutsetningen for registreringen ikke lenger er til stede. Dette kalles «retten til å bli glemt».

For å kunne oppfylle regelverket på dette punktet, må man ikke bare vite hvilke data man har, men også hvor de ligger lagret.

Dersom en deltaker tar kontakt og ber om å få slettet eller endret persondataene dere har om ham eller henne, er det avgjørende at dere vet hvor masterdata (grunndata) ligger lagret. Ofte er masterdata lagret i flere systemer. Da hjelper det ikke å slette dataene fra ett system, hvis de fortsatt ligger i et annet.

Med systemer som er samkjørte, vil dere få bedre kontroll på dette og kun ha ett hovedsystem for vedlikehold av deltakerdata.

 

Hvor og hvordan blir samtykker samlet inn og lagret?

Registrering av personopplysninger krever samtykke fra den som registreres, eller at man har et rettslig grunnlag for å gjøre det. Kravene til samtykke for å bruke personopplysninger skjerpes betydelig under GDPR.

For at en deltaker skal kunne melde seg på, må han eller hun aktivt gi samtykke til lagring av persondata.

Du kan bruke påmeldingssystemet til å samle inn samtykker fra deltakerne. Et godt påmeldingssystem har gjerne en egen GDPR-funksjon som skal brukes til å hente inn relevant samtykke fra deltaker, med klar informasjon om hvordan data blir behandlet videre. Er denne funksjonen aktivert, vil deltaker se en avhukingsboks og en generell tekst (som kan endres ved behov).

Der deltaker har gitt samtykke, vil dette komme frem i rapporter/systemet. Sørg imidlertid for at samtykkene du samler inn, blir sendt videre inn der de egentlig hører hjemme: i CRM-systemet.

Konklusjon

Samme informasjon blir ofte registrert mange ganger … og faktisk fortsatt tastet inn manuelt.

Med et moderne påmeldingssystem som enkelt kan kobles opp med andre systemer bedriften benytter, slipper du dette styret.

Hvis du allerede benytter et påmeldingssystem – benytt det aktivt, slik at friske data blir tastet inn av deltaker selv og så blir sendt videre inn til CRM-systemet bedriften bruker.

Å få frigjort ressurser er en av de største nytteverdiene av digitale effektiviseringssystemer. La systemene snakke sammen, så får du bedre kvalitet på bedriftens data og sparer enda mer tid og arbeid.

 

New Call-to-action

Skrevet av Inger Åse Stubben

Inger Åse er leder for vår CST-avdeling, som bl. a. holder opplæring for nye kunder og rådgir eksisterende brukere. Å skape god kontakt med våre kunder har alltid vært fokuset for Inger Åse, slik at de blir trygg på at vi alltid gjør vårt beste for å hjelpe med en smidig prosess med deltakerne. Hun studerte Hospitality Management i England og har hatt praksis i Dubai før hun entret eventverdenen. Inger Åse har organisert arrangementer i inn- og utland og har alltid vært glad i å reise og oppleve nye kulturer. Hun har lett for å bli kjent med nye mennesker – som oftest treffer hun en bekjent rundt hvert et hjørne.