<img src="//pixel.quantserve.com/pixel/p-8G4SD9AAN1rQx.gif?labels=_fp.event.Default" style="display: none;" border="0" height="1" width="1" alt="Quantcast">
av Frode Hansen Nyengen den 14. sep 2016

Hvorfor et event management system sparer deg for tid

Bak planleggingen og gjennomføringen av et arrangement ligger det mye arbeid. For ikke å snakke om promoteringen av arrangementet, endringer som skjer underveis og håndtering av deltakere. Hvorfor bruke unødvendig mye tid på dette når du kan la ett system gjøre den tidkrevende delen av jobben for deg?

Å arrangere events er ikke engang din primæroppgave, men allikevel merker du at det sluker altfor mye av din arbeidstid. Uavhengig av størrelse på eventet er det mye som skal ordnes og mange detaljer som skal på plass.

Vi vet at det går med mye tid når man til enhver tid skal holde kontroll på siste oppdaterte informasjon samt få med seg alle detaljer. Derfor finnes event management systemer, slik at du slipper å jobbe manuelt med alt dette. Et slikt system vil inneholde alle funksjoner du trenger for å kunne administrere både små og store møter eller arrangementer, og håndtere alle type deltakere.

 


 Vil du vite hvor lang tid du bruker på eventplanleggingen? Ta vår gratis test. 

 

Slik kan et event management system redde deg ut av tidsklemma

Listen over fordelene ved et slikt system er lang. Derfor har vi listet opp det viktigste:

 

1. Først og fremst: det sparer deg for tid

Hvordan? Ved å samle all informasjon på ett sted. Du slipper å bruke ulike programmer, skjemaer og kommunikasjonskanaler til å håndtere påmeldinger, hotellbestillinger, betalinger, evalueringer og nettside- alt finnes nemlig på ett sted.

Samtidig slipper du å stadig rapportere til andre, nettopp fordi alt ligger tilgjengelig i systemet for de som måtte ønske å følge med på utviklingen.

 

2. Hjelper deg å planlegge, markedsføre og gjennomføre et event

Et event management system fungerer som en hjelpende hånd i forhold til all praktisk deltakerhåndtering både før, under og etter arrangementet.

Her er bare noe av det et slikt system kan hjelpe deg med:

  • Sette sammen profesjonelle invitasjoner som sendes ut via e-post
  • Opprette en egen nettside for eventet
  • Enkel deltakerpåmelding
  • God oversikt over deltakerlister
  • Enklere kommunikasjon- både utad til deltakerne og innad mot kollegaer og samarbeidspartnere
  • Enkel hotellbestilling for deltakere
  • Forenkle betalingsprosessen
  • Enkel innsjekk på arrangementet
  • Profesjonelle evalueringsskjemaer

Med andre ord vil et event management system enkelt kunne samle inn all relevant informasjon fra deltakerne, håndtere alle endringer underveis, samtidig som det gjør det enkelt å sende ut informasjon til deltakerne på sms og e-post. Systemet vil også gjøre det enklere og mer effektivt å markedsføre eventet gjennom egne hjemmesider laget direkte i løsningen.

 

3. Hjelper deg å huske alle de små detaljene

Vi kjenner vel alle til at det noen ganger kan gå litt for fort i svingene, spesielt dersom tiden ikke helt strekker til. Da kan det være fort gjort å glemme små, men viktige detaljer:

  • Har du tenkt på alt når det gjelder påmelding?
  • Dersom lokalet ikke er plassert veldig sentralt, har du husket å gi deltakerne muligheten til å booke overnatting når de meldte seg på?
  • Har du husket å la de velge hvem de eventuelt ønsker å dele rom med?
  • Har du husket å legge inn all nødvendig informasjon når det gjelder betaling slik at deltakerne kan betale uten problemer?
  • Har du husket å opprette evalueringsskjemaer og optimalisere dem slik at de gir best mulig resultat?
  • Hva med linker til program?
  • Hvem skal svare på henvendelser som kommer underveis fra deltakerne?

Og enda kunne vi ramset opp veldig mye mer. Poenget er, det er vanskelig å huske på alt på egenhånd, derfor behøver du et system som kan hjelpe deg.

 

4. Gjør det enkelt å gjennomføre komplekse arrangementer

Du behøver ikke være en webutvikler for å opprette en nettside. Med et event management system vil det være enkelt for deg å opprette egne nettsider for arrangementet hvor du kan promotere foredragsholdere og arrangementet i seg selv. Alt ligger lagret i skyen og du slipper helt å involvere egen IT-avdeling.

I tillegg finnes det maler for invitasjoner, påmeldingsskjemaer og lignende slik at du ikke trenger å bruke tid på å lage dette selv.

På komplekse arrangementer kan det også være mye informasjon du trenger fra deltakeren, så hvorfor ikke samle inn alt på en gang og ha alt på ett sted? Dette kan være informasjon du får i påmeldingsskjemaet eller senere i prosessen, som eksempelvis romdeling på hotellet, hvilke foredrag deltakeren ønsker å være med på, flytider, sen ankomst og så videre. Dette gjør det også enkelt å sende ut faktura per e-post eller ta imot betaling med kredittkort i forkant. 

LES MER



 

5. Gjør det lettere å involvere flere i prosessen

Tenk hvor enkelt det er at alt er lagret på ett sted. Er dere flere som jobber med samme event eller på samme avdeling kan alle få tilgang å finne oppdatert informasjon selv.

Hva gjør du hvis den som sitter på siste oppdatert informasjon blir syk eller borte rett før arrangementet dersom alt er lagret manuelt på e-poster og diverse regneark? Hva når du skal lage omtrent samme arrangementet neste gang? Det er mye tid å spare på å kopiere alt fra siste og bare justere litt på tekst og bilder.

 

6. Gjør det lettere å evaluere om arrangementet har nådd de målene som ble satt på forhånd

Det kommer sjeldent noe fornuftig ut av synsing og gjetting. Spesielt dersom det er snakk om hvilke mål som ble nådd.

Et event management system kan gi deg data og informasjon slik at det er enkelt å se om bedriften har nådd målene som var satt på forhånd. I tillegg vil alt av tilbakemeldinger og evalueringer samles i systemet slik at dette lettere kan dras nytte av.

Det er også en god støtte for økonomiavdelingen. Her kan du få full oversikt over alle deltakerinnbetalinger og eventuelt sende påminnelser til alle som ikke har betalt. Ville det ikke vært flott om du kunne samlet inn alle inntektene før arrangementet startet? Da har du pengene klare når de store inngående fakturaene kommer fra hotell, cateringselskap og andre. Alt er ferdig fakturert med gode rapporter som dokumenterer merverdiavgift, og annen informasjon som kan være relevant.

Det er med andre ord mange ting et event management system kan hjelpe deg med slik at du sparer både verdifull tid og arbeid. Det effektiviserer prosessen samtidig som det leder til et bedre resultat. Så, hvorfor gjøre alt manuelt når du ikke må?

trenger du et påmeldingssystem

Skrevet av Frode Hansen Nyengen

Frode Hansen Nyengen er salg og markedssjef i Proviso. Han har mange års erfaring innen ulike nivåer av salg, både operativt og strategisk. Han er ansvarlig for selskapets salgs- og markedsaktiviteter, og er ofte Proviso ansiktet utad.