<img src="//pixel.quantserve.com/pixel/p-8G4SD9AAN1rQx.gif?labels=_fp.event.Default" style="display: none;" border="0" height="1" width="1" alt="Quantcast">
av Frode Hansen Nyengen den 02. aug 2016

Sikre tegn på at din bedrift trenger et event management system

Nå har du sikkert lest litt om hva du må gjøre for å arrangere en vellykket konferanse eller arrangement. Kanskje sitter du igjen med et inntrykk av at det ser ut til å innebære mye ekstra arbeid og kan bli tidkrevende? En løsning på denne utfordringen kan være å investere i et event management system som gjør det lettere for deg å planlegge, markedsføre og gjennomføre eventer med mange deltakere. Da er spørsmålet - hvordan vet du når det lønner seg å organisere alt manuelt, eller om bedriften din virkelig trenger et event management system? Kjenner du deg igjen i punktene under er sannsynligheten stor for at din bedrift trenger et slikt system.

 

En eller flere ansatte i bedriften arrangerer og planlegger små og store arrangementer, men det er egentlig ikke den primære oppgaven de har ellers

Folk uten de rette kvalifikasjonene eller erfaringen blir ofte satt til å arrangere eventer til bedriften. Kanskje det til og med stadig blir din oppgave, selv om timeplanen er full nok fra før. Resultatet blir da ofte ikke optimalt og tidsklemmen kan gå ut over de andre arbeidsoppgavene du har eller viktige detaljer kan bli oversett. Og hvis personen som har fått ansvaret blir syk eller borte, hvor finner da de som skal ta over den riktige informasjonen?



Man har minst ett stort eller flere små arrangementer i året

Visste du at de profesjonelle leverandørene ofte starter planleggingen av arrangementer mange måneder før selve dagen? Har du minst ett stort eller flere små arrangementer årlig, vil det altså gå mye tid hver måned, noe du kanskje ikke har tid til i din allerede travle arbeidsdag.



Arrangement med mange variabler og stort informasjonsbehov

Jo mer informasjon dere trenger fra deltagerne, (parallell sesjoner, deltagerkategorisering og deltageravgift), jo mer komplisert vil logistikk og rapportering bli. Her kan et event management system spille en viktig rolle i å forenkle og effektivisere arbeidet, som kan gi et bedre resultat.



Bedriften investerer en del penger og tid på arrangementer

Når bedriften først har bestemt seg for å investere tid og penger på et arrangement er det viktig å få valuta for pengene og ha kontroll på kostnadene. Det må settes opp et realistisk budsjett i forkant og dette må følges opp hele veien frem til arrangementsdagen. Kanskje har man “early birds” priser, rabatter etc. som skal fordeles, eller eksterne leverandører som skal ha utbetalinger underveis. Da kan det være viktig å samle inn penger løpende og passe på at alle betaler som de skal.



Møter og arrangement er en viktig del av markedsplanen

For mange firmaer er møter og arrangementer en viktig del av markedsføringen. Arrangementer er ofte en god måte å markedsføre bedriften på, samt å dele kunnskap om sine produkter og tjenester. Nettverksbygging er også gjerne en viktig del av et arrangement. Ved å bruke et event management system vil det bli enklere å gjennomføre et profesjonelt og vellykket arrangement, slik at markedsføringsverdien blir enda større.



Tilbakemeldingene er ikke alltid like gode

Det er sjeldent ting blir perfekt på første forsøk. Kanskje går det ikke så bra på andre forsøk heller. Jungeltelegrafen går raskt og en dårlig omtale kan gjøre skade. Men hvorfor risikere å utsette deltakerne for mindre gode eventer og risikere dårlige tilbakemeldinger, når du like enkelt kan få et strålende resultat ved å heller ta i bruk et system som gjør prosessen trygg og effektiv?

Kjenner du din bedrift igjen i noen av disse punktene? I så fall kan det å ta i bruk et event management system være løsningen for deg og dine events. Det er ikke alltid enkelt å finne riktig leverandør av et slikt system. Et tips er å sikte på å finne noen du kan stole på og som du kan skape et langvarig forhold til.

New Call-to-action 

Skrevet av Frode Hansen Nyengen

Frode Hansen Nyengen er salg og markedssjef i Proviso. Han har mange års erfaring innen ulike nivåer av salg, både operativt og strategisk. Han er ansvarlig for selskapets salgs- og markedsaktiviteter, og er ofte Proviso ansiktet utad.