<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=1734562070190813&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">
av Margarita Terentyeva den 22. feb 2018

Slik får du mer fornøyde deltakere med digital innsjekk

Innsjekkingen av deltakerne på ditt neste arrangement trenger ikke å bli en kilde til misnøye og stress, hverken for deg eller deltakerne. Du trenger ikke å stå der og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne.

Velger du digital innsjekk, sparer du ikke bare mye tid – du gir deltakerne en bedre opplevelse, sparer penger og miljø for forhåndstrykk av navneskilt og trenger færre personer ved inngangen. Det blir i det hele tatt bedre flyt og logistikk, og arrangementet fremstår profesjonelt og velorganisert.

Når deltakerne får et hyggelig første møte med ditt arrangement, går de glade og spente videre til aktivitetene og er i rett modus for å få fullt utbytte av det faglige innholdet.

Med digital innsjekk blir dessuten stemningen blant teamet i innsjekkingsområdet mer avslappet og jovialt. Smil og senkede skuldre smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.

 

Enkel og kjapp innsjekk med kode

Før arrangementet sender du deltakerne SMS eller e-post med en kode. De viser frem koden når de kommer, og du skanner alle enkelt og raskt inn. Det går kjapt å sjekke inn et stort antall deltakere. Skal du ha navneskilt, kan du skrive ut disse samtidig.

 

Mulighet til å sjekke inn på ulike aktiviteter

Med digital innsjekk kan du sjekke deltakeren både inn og ut, og dessuten sjekke inn på ulike aktiviteter basert på hva deltakeren er påmeldt. Har dere flere innsjekkspunkter, blir hver innsjekk registrert i rapportene. En deltaker kan sjekke inn/ut flere ganger/steder i løpet av en dag, og hvert tidspunkt står i rapporten.

Hvis dere har flere innsjekkspunkter, kan dere se hvor deltakerne har vært (blitt scannet) – inngang, utgang, Stand A, Stand F, osv.

I tillegg kan du «tildele» en aktivitet til et innsjekkspunkt. Det vil si at alle som er påmeldt til å delta på Grupperom A, får sjekke inn der. Er man ikke påmeldt, men prøver å scanne, blir man stoppet.

Det er også mulig å legge til maks antall scanninger per kode, slik at man for eksempel bare får gå inn inngangen én gang (hvis nødvendig).

 

Den ekstra lille “touchen”

marg2

På arrangement er det alltids en og annen som kommer i siste liten eller litt for sent. Skal dere vente litt med å starte opp, eller skal dere kjøre i gang?

Med digital innsjekk vet du til enhver tid hvor mange deltakere som har kommet, og hvor mange som mangler. Ser du at det er én deltaker som ennå ikke har møtt opp, kan du sende henne en SMS og spørre om hun er på vei. Kanskje ble hun sittende fast i trafikken og er rett rundt hjørnet? Da kan du printe ut navneskiltet og ha det liggende klart til deltakeren dukker opp. Så kommer hun seg fortest mulig i gang med dagen og går ikke glipp av et foredrag hun kanskje har gledet seg lenge til.

En slik personlig touch fra noen i arrangementsstaben er noe enhver deltaker vil sette stor pris på og kanskje til og med dele i sosiale medier. Det er små smidighetsgrep som dette som skaper lojale ambassadører og gir arrangementet et ry på seg for å være profesjonelt ned til minste detalj.

En annen stor fordel ved å benytte deg av digital innsjekk er at du slipper å lure på hvem som skal ha evaluering i etterkant – du sender bare til de som er har fått status som «møtt» i ditt påmeldingssystem. Dermed risikerer du ikke å skape irritasjon blant personer som ikke deltok på arrangementet.

 

En god start er viktig

En god begynnelse er halve veien til suksess, sies det. Glade og fornøyde deltakere ved innsjekk bidrar til bedre læringsutbytte og totalopplevelse av arrangementet.

Deltakere som går ut av salen med en følelse av at alt gikk på skinner fra de møtte opp til møteleder har sagt siste ord, lar seg ikke be to ganger neste gang invitasjonen fra deg dukker opp i innboksen.

 

Kunne du tenke deg å prøve digital innsjekk på ditt neste arrangement? Ta kontakt med oss i Proviso, så hjelper vi deg i gang.

 

prøv proviso event

Skrevet av Margarita Terentyeva

Margarita jobber både på vårt CST-team og på vår hotellavdeling, Proviso Request. Hun har mange års erfaring innen hotell og reiselivsbransjen og er et av de blide ansiktene man ofte møter ute på arrangement. Margarita lever livet som en reise – på eventyr og på jobb, i avslapping og i aktivitet. Hun er dypt engasjert og profesjonell. Kunder kommer alltid i første rekke, og alle medarbeiderne er en stor familie.